InterSystems TrakCare LAB consente una maggior produttività e migliori decisioni cliniche all'ASL 13 di Novara

La ASL 13 di Novara (http://www.asl13.novara.it/) ha un bacino d’utenza di circa 331.000 assistibili, distribuiti su 77 comuni di 1.200 km² totali. Organizzata in quattro distretti, gestisce 3 presidi ospedalieri: Borgomanero (struttura polispecialistica sede di DEA, con 245 p.l.), Arona (con 97 p.l. ed un PS diurno) e Galliate (68 p.l. ed un PS diurno). Complessivamente, in un anno la ASL eroga ~ 48.000 episodi di Pronto Soccorso, ~ 14.000 ricoveri e ~ 6.000 accessi DH.

I volumi di attività del laboratorio analisi nel 2007 hanno visto 3.100.000 esami refertati, per circa 1.700 accettazioni al giorno. Il laboratorio oggi gestisce questo carico di lavoro agevolmente ed in modo efficiente, consegnando immediatamente i referti validati ai medici ed alle strutture richiedenti, grazie all'implementazione del modulo TrakCare™ Lab.

TrakCare Lab ottimizza il percorso dei test ed il flusso di lavoro del Laboratorio di Analisi

Questa struttura appartiene al Dipartimento di Diagnostica, che comprende anche i servizi di anatomia patologica, immuno-trasfusionale e radiologia. Organizzato su tre sedi, il Laboratorio effettua attività di ematologia-coagulazione, chimica clinica, proteinologia, immunometria (sia in routine che specialistica), medicina del lavoro, sierologia, batteriologia, biologia molecolare, allergologia e autoimmunità.

Prima di passare a TrakCare LAB, il laboratorio utilizzava numerose applicazioni non integrate ra di loro nè con il sistema informativo ospedaliero. Era inoltre necessario collegare un PC ad ogni analizzatore, complicando la gestione della rete ed occupando spazio prezioso che avrebbe potuto essere destinato ad altre apparecchiature. Tutto ciò portava ad una registrazione non efficiente delle richieste di esami, all'inserimento duplicato di dati anagrafici e ad un utilizzo non ottimale degli spazi, della tecnologia e del personale del laboratorio.

"Oggi risparmiamo tempo e denario praticamente in ogni aspetto della nostra attività. Questa efficienza ha un impatto diretto sulla qualità della cura che la nostra ASL può erogare."

- Dott.ssa Anna Tinivella
Primario del Laboratorio Analisi
ASL di Novara 

L'installazione di TrakCare Lab per risolvere questi problemi è stata parte di un progetto di informatizzazione a livello aziendale intrapreso dal 2003 dalla ASL, che ha interessato i servizi di spedalità, il Pronto Soccorso, la gestione clinica ed il Laboratorio Analisi. Il progetto ha realizzato un sistema integrato che consente di raccogliere le informazioni ove queste vengono prodotte, controllarne la qualità, e renderle disponibili a tutti gli operatori che ne necessitano – ovunque essi siano – nel rispetto dei criteri di competenza e privacy. L’obiettivo finale è quello di porre gli operatori nella condizione di prendere decisioni più informate, migliorando pertanto la qualità della cura e riducendone contemporaneamente i costi, soprattutto quelli indiretti causati da inappropriatezza.

• per i pazienti ambulatoriali, l’accettazione diretta, possibile nei giorni feriali, presso 3 punti di prelievo ospedalieri, 18 punti di prelievo distrettuali, le sedi SERT, ADI e SPCD.
• Per i pazienti ricoverati, in regime ordinario o di day hospital, e di Pronto Soccorso, l’inserimento informatico della richiesta di prestazione direttamente dal reparto o dal PS.

Tramite più fattorini e mezzi di trasporto attrezzati, viene effettuato il trasferimento dei campioni dalle sedi di prelievo esterne agli ospedali alla sede di Laboratorio più vicina.

L’esecuzione delle analisi è totalmente automatizzata: dopo il check-in delle provette effettuato dalla stazione di pre-analitica, che esegue anche l’aliquotazione in provette figlie, i campioni vengono inviati e processati sugli analizzatori, tutti installati nel corso del 2005 e rispondenti ai più moderni requisiti di alta tecnologia.

Le provette sono dotate di un codice a barre univoco, tramite il quale è possibile risalire al paziente, all’episodio di interesse, ed alle prestazioni che devono essere effettuate.

Una volta prodotti i risultati, i referti vengono validati e resi immediatamente disponibili alla struttura richiedente. In particolare:

• per le prestazioni ambulatoriali, i referti sono indirizzati alla sede presso la quale è avvenuta l’accettazione;
• nell’ambito del Pronto Soccorso, ogni risultato validato compare sul computer nella sala visita del medico. Quando viene validato il referto complessivo, viene automaticamente stampato presso la postazione informatizzata di triage.
• Presto anche tutti i reparti avranno a disposizione in tempo reale la stampa dei referti.

I benefici di TrakCare Lab

La dottoressa Anna Tinivella, Primario del Laboratorio Analisi, sintetizza così i principali benefici che l’integrazione del nuovo sistema di Laboratorio Analisi ha portato:

• Miglior utilizzo delle risorse di laboratorio, data dalla possibilità di gestire gli esami da qualsiasi sede. In caso di necessità (per un picco imprevisto di attività, o per la chiusura di una sede ad es. per la festa patronale), le provette possono essere spostate da una sede ad un’altra, pur mantenendo la consegna dei referti presso il punto di richiesta / accettazione. Inoltre, statistiche mirate sull’attività erogata consentono azioni di pianificazione quali ripartizione dei carichi di lavoro, valutazione sull'aggiunta di nuovi esami, ecc.
• Miglioramento complessivo del Turn Around Time: i dati relativi a pazienti e prestazioni sono disponibili in tempo reale in laboratorio, mentre le strutture richiedenti possono accedere al referto immediatamente dopo la sua disponibilità.
• Miglioramento della qualità dei dati: la possibilità di accedere all’anagrafica centrale dell’ASL ha portato ad una gestione completa e sempre corretta dei dati dei pazienti. Questo ha sia risvolti clinici che amministrativi, considerando che circa il 6% delle prestazioni sono erogate per pazienti fuori ASL, che quindi impattano sulla mobilità attiva.
• Distribuzione più razionale dei compiti: poiché i servizi di accettazione e fatturazione vengono gestiti tramite il sistema centrale, il laboratorio non è più gravato dalle attività di gestione anagrafica e di aggiornamento dei sistemi amministrativi di accettazione e ticket.
• Razionalizzazione del personale amministrativo e accesso diretto: l’interscambiabilità del personale di segreteria sulle diverse sedi e le nuove modalità di accettazione, hanno consentito di implementare l’accettazione per accesso diretto, recuperando risorse ed evitando al paziente di effettuare la prenotazione.
• Disponibilità di un referto cumulativo che raggruppa i risultati del paziente ospedalizzato. Si è migliorata la qualità della refertazione poiché il medico di reparto può verificare l’andamento dei risultati delle analisi nel corso della degenza. La revisione dei protocolli di richiesta per i pazienti ricoverati inoltre ha portato ad una miglior appropriatezza delle prestazioni effettuate, riducendo le richieste di circa il 25% presso il presidio di Galliate e del 18% presso l’Ospedale di Borgomanero.

Stante l’architettura di collegamento del sistema di laboratorio agli autoanalizzatori, è stato possibile da un lato ottenere miglioramenti logistici (recuperando lo spazio prima occupato dalle workstation e gestendo in modo più flessibile i punti rete) ma soprattutto operativi, in quanto da tutte le postazioni connesse in rete è possibile effettuare la validazione di qualsiasi risultato, anche se prodotto da una strumentazione in una sede remota o addirittura dislocata in un altro dei Laboratori.

La dottoressa Tinivella segnala anche: “Un elemento fondamentale del successo del progetto è dato dall’elevata professionalità dei tecnici del servizio informatico del CIC , che intervengono per implementare nuove funzioni e gestiscono gli interfacciamenti con gli analizzatori e con gli altri applicativi collegati al sistema di Laboratorio, sempre nella più totale conformità e aderenza al modello organizzativo del Laboratorio Analisi. Inoltre, il supporto e la reperibilità 24 ore su 24 consentono di risolvere anche eventuali imprevisti.”